Como criar uma administração de condomínios: direitos e deveres

Muito mudou na administração de condomínios nos últimos 12 meses. Foi precisamente há um ano, em abril de 2022, que entrou em vigor uma nova lei que revolucionou a vida dos condomínios trazendo mais responsabilidade e poderes para a administração dos condomínios. É neste contexto que importa saber o que é preciso fazer para eleger o administrador do condomínio e dar-lhe poderes para que possa abrir uma conta bancária, cobrar as quotas aos moradores e contratar serviços de água e luz. E também importa saber qual é o seu papel perante a lei. Fica a saber tudo neste guia preparado pelo idealista/news com fundamento legal.

Em que situações é que existe um condomínio?

"Nos edifícios coletivos existe uma comunhão do terreno, alicerces, paredes externas, pórtico de entrada, áreas de serviço, elevadores, entre outras zonas, o que implica, direta e necessariamente, a existência de um condomínio que vem descrita no título constitutivo da Propriedade Horizontal (PH)", começa por explicar o advogado Ricardo Matos Fernandes neste artigo preparado para o idealista/news.

Portanto, num condomínio o direito de propriedade sobre cada parte exclusiva - ou habitação - é combinado com o direito de compropriedade, isto é, o direito que incide sobre uma propriedade comum. Como parte do edifício pertence, portanto, a vários proprietários, importa saber como se regula o “domínio” sobre essas áreas e quem as administra.

Se a existência de um condomínio não fizer parte do título constitutivo da propriedade horizontal, "a nossa lei prevê que havendo mais de 4 condóminos deve ser elaborado um regulamento do condomínio disciplinando o uso, a fruição e a conservação das partes comuns. Além disso, deve ainda haver a subscrição de um seguro contra o risco de incêndio do edifício, quer das habitações, quer das partes comuns", esclarece ainda o especialista.

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É obrigatório haver administração do condomínio?

“A lei não impõe a existência de administração do condomínio”, explica o advogado. Mas há que haver a nomeação de um representante do condomínio.

Em casos extremos, o condómino com maior valor investido deve assumir a administração do condomínio provisoriamente. Isto se:

• a assembleia de condóminos não eleger administrador e este não for nomeado judicialmente;
• caso nenhum condómino manifeste vontade em exercer o cargo e comunique esse propósito aos demais condóminos.

Só neste caso é que “as funções de administrador de condomínio serão, obrigatória e provisoriamente, asseguradas pelo condómino cuja fração ou frações correspondam à maior percentagem do capital investido”, explica Ricardo Fernandes.

E se houver mais do que um condómino em igualdade de circunstâncias? A função de administrador de condomínio deve ser destinada ao condómino a que corresponda a primeira letra na ordem alfabética utilizada na descrição das frações constante do registo predial.

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Como é que se procede à eleição da administração do condomínio?

1. Quem vive num prédio coletivo e quer nomear a administração de condomínio primeiro deve contactar todos os condóminos registando a sua receção (por via de carta registada, por exemplo), com a antecedência de 10 dias, sobre o dia, hora e local da realização de uma reunião, identificando como assunto a eleição da administração de condomínio para o respetivo ano;
2. Na reunião da primeira convocatória, a eleição da administração do condomínio é feita por maioria simples dos votos representativos do valor total do edifício. Ou por maioria simples dos votos dos condóminos presentes, em segunda convocatória;
3. Uma vez eleita a administração do condomínio, deverão ser adquiridos o livro de atas, o de receitas e despesas e o de recibos para cobrar as quotas dos condóminos. Além disso, deve ainda obter uma certidão do título constitutivo da Propriedade Horizontal onde se encontram identificadas as frações, o valor relativo de cada uma delas, expresso em percentagem ou permilagem, face ao valor total do prédio e as partes comuns;
4. Com a ata de eleição da administração, deve ser requerido o número de identificação (NIPEC/NIF) – embora seja facultativo – junto do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC);
5. A administração do condomínio deve ainda abrir uma conta bancária para receber as quotas dos condóminos e outra conta para acumular os valores referentes ao fundo de reserva, correspondente, no mínimo, a 10% do valor da quota anual, para custear as despesas de conservação do edifício ou conjunto de edifícios. Para o fazer precisa de apresentar o NIPEC/NIF.

Também “é recomendável fazer uma vistoria a todas as partes comuns, identificar as intervenções necessárias fazer, verificar os contratos já subscritos com prestadores de serviços ou contratar os necessários e colocar, numa zona das partes comuns, um placar para colocação de informação relevante, como seja a identificação e contacto da administração eleita e seus contactos, o regulamento do condomínio ou as regras mais relevantes, e outras informações de interesse comum”, detalha ainda o advogado.

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O que é preciso para o condomínio abrir uma conta bancária e ter serviços de água e luz?

Importa, desde logo, saber que um condomínio:

• não é considerado uma pessoa coletiva (como acontece nas sociedades comerciais ou associações);
• não tem personalidade jurídica, pelo que não pode ser sujeito a direitos ou obrigações;
• não tem de ser obrigatoriamente inscrito no Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) e ser atribuído um número de identificação (NIPEC), que é também um número de identificação fiscal (NIF).

A sua inscrição no RNPC é apenas facultativa e deverá ser identificada no pedido de registo como "entidade equiparada a pessoa coletiva". Mas, apesar de ser facultativa, “a obtenção do número de identificação fiscal é essencial para a gestão diária de um condomínio, desde logo para abrir uma conta bancária ou para os contratos de fornecimento de água, eletricidade, manutenção de elevadores, e na relação com a Administração Tributária”, explica o advogado ao idealista/news.

E como é que um condomínio pode obter o número de identificação? Portanto, o pedido do NIPEC/NIF é feito junto do RNPC, presencialmente ou pelo site e.portugal, através do preenchimento de um formulário (Modelo 2). Este documento deverá ser assinado pelo administrador do condomínio em exercício, juntando a fotocópia do título constitutivo da propriedade horizontal ou de certidão do registo predial atualizada e documento emitido pela Câmara Municipal, caso a localização atual do prédio não seja a que consta do registo predial ou da escritura notarial, pagando uma taxa de 50 euros.

Quem responde pelas dívidas do condomínio?

O administrador do condomínio nunca poderá ser condenado ou absolvido pessoalmente numa ação proposta contra o condomínio. Isto porque o administrador age apenas como representante do condomínio, executando as deliberações da assembleia de condóminos.

Por isso mesmo, quem responde pelas dívidas são os condóminos individualmente e não o condomínio. Por exemplo, se houve uma sentença que condene o condomínio a pagar determinada quantia, na verdade serão todos os condóminos que terão de pagá-la.

Por outro lado, a administração do condomínio pode propor ações contra os próprios condóminos, como a cobrança das quotas em falta, ou contra terceiros na defesa de interesses e direitos do condomínio.

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O condomínio faz IRC? Como declarar rendimentos se existirem?

Fiscalmente, os condomínios não estão são sujeitos ao IRC, esclarece Ricardo Fernandes. E se o condomínio obtiver rendimentos provenientes, por exemplo, da cedência de espaços para colocação antenas de telecomunicações ou publicidade? O advogado explica que estes rendimentos serão tributados na esfera individual de cada um dos proprietários das frações em IRS ou IRC, consoante o caso. Mas não só.

No caso de haver rendimentos, o condomínio deverá registar essa atividade para efeitos de IVA e emitir a respetiva fatura pela prestação desse serviço, mesmo quando se enquadre no chamado “regime de isenção”. Recorde-se que para isso é importante o condomínio ter número de identificação fiscal.