Ajudas de custo: o que são, como funcionam e quem tem direito

Para aqueles que estão obrigados a viajar em trabalho, é essencial que a entidade disponha de ajudas de custo, aplicáveis em três áreas: alojamento, transporte e alimentação. Ainda que, à primeira vista, o conceito pareça complexo, a legislação relativa às ajudas de custo é clara e pode fornecer respostas para as tuas dúvidas sobre o tema. Neste artigo, vamos perceber quem tem direito às ajudas de custo e como são tributadas. 

O que são as ajudas de custo?

Definem-se por ajudas de custo os apoios financeiros pagos pela entidade empregadora aos seus colaboradores que precisam de se deslocar no nosso país, ou no estrangeiro, por motivos profissionais.

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Aplicam-se ajudas de custo quando o trabalhador precisa de se deslocar para outra cidade, para atender a uma conferência, participar num evento ou estar presente numa reunião. As despesas com transporte (incluindo portagens), alimentação e alojamento serão pagas pela empresa. 

Ajudas de custo: legislação a conhecer

Para que percebamos melhor as ajudas de custo poderemos prestar atenção à legislação portuguesa. Na verdade, deverás consultar o Decreto-Lei n.º 106/98, que prevê normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público. As mesmas diretrizes tendem a ser consideradas pelo setor privado. 

No decreto-lei são definidos os tipos de deslocações que recebem  ajudas de custo, bem como as distâncias mínimas a serem percorridas para que essas ajudas sejam aplicadas. 

As ajudas de custo são exclusivas para a função pública? 

As ajudas de custo são aplicáveis tanto aos funcionários do setor público como do setor privado. No entanto, as empresas têm a autonomia para definir as suas próprias políticas, o que pode variar os valores das ajudas. 

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É importante destacar que, caso os montantes das ajudas de custo excedam o valor de referência estabelecido, estarão sujeitas a IRS. As empresas podem assim adaptar as ajudas de custo de acordo com as necessidades dos seus funcionários e dos seus recursos.

Quando se tem direito a ajudas de custo?

O Decreto-Lei n.º 106/98 refere que “só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além de 20 km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50 km do mesmo domicílio”.

Para que o trabalhador receba as ajudas de custo deverá preencher uma “ficha de itinerário”, onde constam todas as despesas. As mesmas devem ser acompanhadas por comprovativos, ou seja, as faturas com o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC). Serão, posteriormente, apresentadas à entidade patronal que deverá proceder ao pagamento das ajudas de custo num prazo máximo de 30 dias.

No setor privado, os documentos a preencher poderão variar, consoante cada empresa. Os comprovativos, mesmo assim, serão obrigatórios, em qualquer casos.

Quais os valores das ajudas de custo?

Estão afixados valores relativamente às ajudas de custo. São os seguintes: 

• Alimentação: as ajudas de custo estão inerentes ao subsídio de alimentação, cujo limite é de 9,60€ (se pago em cartão ou vales de refeição), ou de 6€ (se pago em dinheiro);
• Alojamento: o reembolso das despesas com alojamento obriga a  apresentação das faturas quando o colaborador pernoitou num hotel de até 3 estrelas. 

Por sua vez, as ajudas de custo com as deslocações têm um valor diário e a ajuda pode ser paga na totalidade ou em parte. Para deslocações diárias as ajudas estipuladas são: 

• 25%. Se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, para fazer face a despesas de almoço
• 25%. Se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar
• 50%. Se implicar alojamento (caso o funcionário não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).

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No caso das deslocações em dias sucessivos, as ajudas de custo variam consoante as horas de partida e chegada. O valor de referência diário é 50,20 euros. Portanto, no dia da partida recebe: 

• 100% (50,20 euros): se a partida acontecer até às 13 horas
• 75% (37,65 euros): se a partida acontecer entre as 13 e as 21 horas
• 50% (25,10 euros): se a partida acontecer após as 21h.

No dia da chegada, o funcionário recebe:

• 0%: se a chegada acontecer até às 13 horas
• 25%.(12,55 euros): se a chegada acontecer entre as 13 e as 20 horas
• 50% (25,10 euros): se a chegada acontecer após as 20 horas.

O limite diário para deslocações nacionais é de 50,20 euros. No entanto, administradores, gerentes, membros do governo e quadros superiores poderão receber ajudas de custo de até 69,19 euros. 

Qual o valor que se paga ao km?

Está determinado um preço a pagar ao km, que deve incluir combustível, portagens e estacionamento. O valor varia mediante o tipo de transporte (viatura própria, veículo motorizado, ou transporte público).

Os valores afixados são os seguintes:

• Viatura própria: €0,36 por quilómetro;
• Transportes públicos: €0,11 por quilómetro;
• Automóvel de aluguer com 1 passageiro: 0,34 euros por quilómetro;
• Automóvel de aluguer com 2 passageiros: 0,14 euros por cada por quilómetro;
• Automóvel de aluguer com 3 passageiros ou mais: 0,11 euros cada por quilómetro.

Ajudas de custo no estrangeiro

Às ajudas de custo no estrangeiro aplica-se também um valor de referência diário máximo. Os trabalhadores em geral poderão receber ajudas de custo de até 89,35 euros. Para administradores, gerentes, membros do governo e quadros superiores as ajudas de custo podem ser de até 100,24 euros. 

Ajudas de custo: como são tributadas?

Quando as ajudas de custo são superiores às estipuladas pela lei, a diferença deve ser tributada em sede de IRS como rendimentos da categoria A. Além disso, as mesmas deverão vir explícitas nos recibos de ordenado. 

Por exemplo, quando o trabalhador receber 15 euros em vez de 9,60 euros de subsídio de alimentação, deve pagar IRS associado à diferença de 5,40 euros.

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De referir ainda que, com base no artigo 88.º do Código do IRC, as entidades patronais deverão pagar tributação autónoma de 5% quando as ajudas de custo não são faturadas a clientes, total ou parcialmente. Aplica-se apenas à parte que não está sujeita a IRS.

Suponhamos o valor de referência de 50,20 euros e um trabalhador recebeu 55 euros como ajudas. Quando o valor não está incluido na fatura do cliente, a empresa deve pagar um imposto autónomo de 5% sobre os 50,20 euros e o trabalhador deve pagar IRS sobre a diferença de 4,8 euros. Assim, quando o custo é faturado na totalidade ao cliente, a empresa não paga tributação autónoma, mesmo que o funcionário tenha de pagar IRS.