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Redigir as atas das assembleias de condomínios está a teu cargo? Ajudamos-te nesta tarefa

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Autor: Redação
Já foste nomeado administrador do teu prédio? E já tiveste em mãos a responsabilidade de redigir as atas das assembleias de condóminos? No artigo de hoje da rubrica semanal Deco Alerta, destinada a todos os consumidores em Portugal e assegurada pela Deco – Associação Portuguesa para a Defesa do Consumidor para o idealista/news, explicamos-te tudo sobre este tema.
 
Envia a tua questão para a Deco, por email para decolx@deco.pt ou por telefone para 00 351 21 371 02 20.
 
Na última reunião de condóminos fui nomeada administradora do meu prédio. O vizinho que desempenhou por último esta função informou-me que uma tarefa que terei de desempenhar é redigir as atas das assembleias de condóminos. Nunca tive de escrever um documento como este. Existem regras a cumprir? Podem dar-me informação sobre como fazê-la?
 
Vamos dar-te algumas pistas para que possas desempenhar a tua tarefa com maior segurança.
 
Em primeiro lugar, é importante que saibas que o registo do que ocorre numa assembleia de condóminos é crucial para o bom entendimento de todos os condóminos e para o cumprimento das regras comuns. As atas têm de estar redigidas no Livro de Atas.
 
Esclarecendo com maior detalhe, as atas são aqueles documentos que nunca podem faltar, depois de concluída uma reunião de condomínio. Digamos que são o registo detalhado do que ocorreu, das deliberações aprovadas (ou não) em assembleia.
 
Consistem no principal meio de prova sempre que seja necessário apresentar perante uma entidade externa ao condomínio (por exemplo, aquando da abertura de uma conta bancária) ou até mesmo em situações de litígio entre condóminos ou entre estes e o administrador.
 
São as atas que relembram aos condóminos e administrador, mesmo que tenham decorrido vários anos sobre uma determinada assembleia, o que foi decidido, quando e por quem, resolvendo, no momento, eventuais disputas.
 
Portanto, as atas deverão ser redigidas de um modo bastante rigoroso. A lei não exige muitas formalidades, mas exige que sejam redigidas por quem tenha presidido à assembleia e assinadas por todos os participantes (condóminos e/ou representantes). Este é um traço fundamental para que as decisões sejam vinculativas para os condóminos ou terceiros (instituições bancárias, inquilinos, etc.).
 
Como administradora tens o dever de guardar as atas e facultar a sua consulta aos condóminos ou a terceiros que sejam titulares de direitos sobre o imóvel.
 
Apesar deste tipo de documento apresentar uma certa informalidade, face à sua importância, recomenda-se a utilização de um formulário único para a sua redação e que seja numerado e arquivado, juntamente com todos os documentos utilizados na assembleia de condóminos (convocatória, ordem de trabalhos, orçamentos, procurações, etc.), no já referido livro de atas ou caderno que seja usado exclusivamente para esse efeito.
 
O que deve constar na ata?
 
A ata deve ser redigida numa linguagem clara e o mais objetiva possível e dela devem constar diversos elementos, designadamente:
  • Número de ordem da ata
  • Dia, mês, hora e local (tudo por extenso) onde se realiza a reunião
  • Indicação da pessoa que convocou a assembleia (administrador ou condóminos, e neste último caso por quem)
  • Ordem de trabalhos, de acordo com a convocatória
  • Quais os condóminos presentes ou por quem se fizeram representar e ausentes da reunião
  • Decisões tomadas e respetivas votações
  • Todos os espaços em branco devem ser trancados e em caso de engano não se deve fazer qualquer rasura. Nessa situação deve redigir-se a palavra “digo” e, em seguida, redigir o que efetivamente se pretendia registar
  • Assinatura do presidente da assembleia de condóminos e dos condóminos presentes
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