Método 1-3-5: a solução para acabar com o caos no dia a dia

Também sentes que o teu dia nunca te rende o suficiente? Começas cheio de energia, fazes uma lista enorme de tarefas, mas quando chegas ao fim do dia, percebes que quase nada saiu do papel?

A boa notícia é que existe um método de organização, que não exige ferramentas complicadas e que te poderá ajudar a lidar com qualquer frustração ou stress. A seguir, vais descobrir a solução para acabar com o caos no dia a dia e que muitos designam de método 1-3-5.

O que é o método 1-3-5?

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O método 1-3-5 é uma forma prática de organizar o teu dia, ajudando-te a focar no essencial sem te perderes em listas intermináveis. Consiste em:

• 1 tarefa grande: aquela que será definida como a prioridade do dia e que não podes mesmo esquecer;
• 3 tarefas médias: são tarefas importantes, mas que exigem menos tempo e menos energia;
• 5 tarefas pequenas: são as tarefas simples e rápidas, que complementam a tua rotina.

No total, defines apenas 9 tarefas para o teu dia a dia, o suficiente para teres clareza e sentires que o tempo rendeu.

Como ter mais flexibilidade?

A grande vantagem da regra 1-3-5 é que ela não é rígida. Ou seja, consegues ajustar a tua rotina conforme a energia do dia, seja nas tarefas domésticas, seja nas profissionais, mantendo sempre o foco no que é mais importante.

Imagina que tens um dia cheio no trabalho: reuniões de manhã, uma apresentação à tarde e alguns prazos para cumprir. Aplicando o método 1-3-5, podes definir como tarefa principal preparar a apresentação, como tarefas secundárias responder aos e-mails importantes, revisar um relatório financeiro e participar na reunião de equipa, e como tarefas pequenas organizar a secretária, atualizar a agenda e enviar mensagens rápidas. 

Se surgirem imprevistos, como uma reunião que se prolonga, podes reduzir temporariamente o nível de exigência nas tarefas secundárias ou pequenas, sem comprometer a tarefa principal. Portanto, a flexibilidade do método 1-3-5 está exatamente em adaptar a lista ao contexto diário, aproveitar os momentos de maior energia para avançar nas tarefas mais relevantes e aceitar que nem tudo será concluído exatamente como planeaste. 

Como garantir uma melhor gestão do tempo com a regra 1-3-5?

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Imaginemos o caso da Elsa, que trabalha como costureira desde a sua casa. Tal como ela, poderás planear a tua lista 1-3-5 na noite anterior ou logo de manhã e começar o dia conhecendo já o que precisa de ser elaborado. Podes, por exemplo, garantir uma melhor gestão do tempo através da organização do dia em blocos:

• 08:00 – 10:00 | Tarefa principal: a Elsa irá dedicar as primeiras horas do dia à encomenda mais importante, por exemplo, confeccionar um vestido que tem prazo limite. É nestas horas do dia que habitualmente tem mais energia e concentração;
• 10:30 – 13:00 | Tarefas secundárias: a Elsa vai avançar depois para as três tarefas médias, como cortar tecidos, preparar moldes e organizar materiais, distribuindo-as em blocos de tempo realistas e evitando a sobrecarga;
• 14:00 – 16:00 | Tarefas pequenas: finalizará o dia com cinco tarefas rápidas, como responder mensagens de clientes, arrumar o espaço de trabalho, passar linhas, verificar agulhas e guardar os seus acessórios. 

Se fizeres a organização do teu dia desta forma, considerando as tarefas que te são devidas, irás gerir melhor o teu tempo. 

Como reduzir o stress?

Para reduzir o stress do dia a dia, cria listas menores e realistas que diminuam a sobrecarga mental. É importante que vejas a lista de tarefas a ficar vazia, para perceber que cada etapa é uma pequena vitória que gera motivação em vez de frustração.

Consigo aumentar a produtividade pessoal com a regra 1-3-5?

Sim e muito. Ao priorizares menos coisas, ficas mais focado no que traz maior impacto. Isto significa que ao final da semana terás concluído tarefas de verdade, em vez de apenas apagar incêndios. 

Além disso, a regra ajuda a equilibrar. A tarefa grande trará um avanço real nos teus projetos, enquanto as pequenas mantêm o dia extremamente funcional.

Como gerir as tarefas domésticas com a regra 1-3-5

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O método 1-3-5 não serve apenas para o trabalho, sendo igualmente útil em casa. A Elsa, que trabalha como costureira em casa, percebeu que muitas vezes o seu dia parecia caótico, cheio de pequenas tarefas domésticas que iam ficando para trás. Com a regra 1-3-5, ela consegue organizar melhor as suas atividades, sem se sentir sobrecarregada.

Exemplo de lista de tarefas domésticas da Elsa:

• 1 tarefa grande: organizar a despensa, por ser a tarefa mais exigente e que exige mais tempo e atenção;
• 3 tarefas médias: limpeza das casas de banho, limpeza da cozinha, limpeza e arrumação dos quartos, por serem tarefas que exigem algum esforço e concentração, mas que podem ser distribuídas equitativamente ao longo do dia;
• 5 tarefas pequenas: limpar a loiça, arrumar a cama, trocar o saco do lixo, regar plantas, separar roupas para doação, por serem tarefas mais pequenas, isto é, ações rápidas que proporcionam sensação imediata de progresso.

Ao dividir as tarefas domésticas relacionadas com a limpeza da casa desta forma, a Elsa consegue ter uma visão clara do que é importante e do que são pequenas conquistas do dia a dia. Em vez de se perder em dezenas de afazeres, consegue avançar passo a passo e sentir que cumpre objetivos reais. 

A regra 1-3-5 funciona realmente?

A regra 1-3-5 funciona porque é simples, prática e adaptável à tua rotina. Não se trata de mais uma lista de obrigações inalcançáveis, mas sim de uma estrutura clara que ajuda a reduzir a ansiedade, aumenta o foco, melhora a gestão do tempo e proporciona uma sensação real de progresso à medida que riscas cada tarefa concluída. A beleza deste método está na sua flexibilidade, pois podes ajustar a lista diariamente, conforme surgem imprevistos ou mudanças na tua energia e disponibilidade.

Claro que não existe um método milagroso que resolva tudo automaticamente. A chave está em seres realista e manteres a aplicação diária da regra, ajustando as tarefas ao teu contexto. O que achas de começar já amanhã? Prepara a tua primeira lista 1-3-5 para que sintas a diferença.