Descobre a diferença entre fatura e fatura-recibo

A maioria de nós lida no seu quotidiano com Faturas, Recibos e Fatura-Recibos. Muitas pessoas não sabem distinguir bem estes três documentos que fazem parte do nosso quotidiano. 

De cada vez que acontece uma transação comercial, deve haver uma fatura. Trata-se de algo obrigatório, mesmo que não seja algo pedido pelo cliente. Estes documentos são distintos e há diferenças que deves conhecer. Percebe qual a diferença entre fatura e fatura-recibo.

O que é uma fatura?

A fatura consiste num documento contabilístico que representa uma troca estabelecida entre duas partes, ainda que a fatura por si só não comprove a realização de um pagamento. 

A fatura é o documento que se emite para solicitar o pagamento. Há diferentes tipos de fatura que podem ser emitidos, nomeadamente: fatura-recibo, fatura simplificada e fatura proforma.

Há informações que devem estar presentes nas faturas. São elas:

• Data de emissão da fatura;
• Número sequencial da fatura;
• Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
• NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
• Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
• NIF do destinatário de bens ou serviços;
• Nome e quantidade dos bens ou serviços;
• Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
• Taxas aplicáveis;
• Montante de IVA liquidado;
• Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se for aplicável);
• Data em que os bens foram colocados à disposição ou data em que os serviços foram realizados, no caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura. 

Nota: A fatura e a fatura-recibo são documentos que devem ser emitidos mediante programas de faturação certificados ou em faturas manuais impressas de tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. 

Tanto uma como outra devem ser emitidas em duplicado e devem conter os elementos acima indicados.

O que é um recibo?

O recibo é um documento que serve para comprovar o pagamento (por parte do cliente) da totalidade dos produtos ou serviços adquiridos. Por isso, por vezes, este documento é frequentemente chamado de "recibo de pagamento".

Após o pagamento ser realizado, deve ser emitida a fatura e o recibo, podendo também ser emitido um documento que agregue ambos (designado fatura-recibo). É igualmente possível emitir a fatura e emitir o recibo, após o pagamento.

Nota: Também é possível emitir uma fatura e, posteriormente, os recibos à medida que o cliente for realizando pagamentos.

Há informações que devem estar presentes no recibo. São elas:

• Data da realização da transação;
• Dados referentes ao comerciante, nomeadamente: nome, morada e identificação fiscal;
• Dados referentes ao cliente, nomeadamente: nome, morada e identificação fiscal (este último é facultativo);
• Descrição dos produtos ou serviços faturados na transação, nomeadamente: quantidades, preço sem imposto, taxas de IVA e valor total. 

Freepik

O que é uma fatura-recibo?

Este documento é usado em contextos de pronto pagamento, servindo para comprovar a aquisição do produto/serviço e o respetivo pagamento. A fatura-recibo permite agregar num só documento a fatura e o recibo. 

Este documento tem as suas particularidades. A fatura-recibo apenas poderá ser emitida em casos em que a data da faturação e a data de pagamento coincidam, isto é, fica automaticamente liquidada, não sendo necessário emitir um recibo.

Como deves comunicar faturas?

Deves comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) todas as faturas e faturas-recibo emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA. Trata-se de um procedimento obrigatório. 

O processo de comunicação das faturas é realizado por meio dos seguintes métodos:

• Inserção manual no E-Fatura;
• Comunicação em tempo real;
• Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte;
• Agendamento do envio do ficheiro SAF-T de modo automático.

Como se podem anular Faturas e Faturas-Recibo?

Em determinados casos, pode ser necessário corrigir uma fatura ou fatura-recibo. Quando há essa necessidade, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária consiste na emissão de uma nota de crédito. 

Este documento retificativo deve ser usado em determinados contextos. Por exemplo, no caso em que o cliente solicita a inclusão de dados na fatura, após a mesma já ter sido emitida, ou então numa devolução de produtos.

Freepik

Fatura ou fatura-recibo: distinções a ter em conta 

A fatura consiste num comprovativo de produto vendido ou serviço prestado. Já o recibo consiste num documento que comprova o pagamento efetuado. Entre uma fatura e uma fatura-recibo, existe uma grande diferença. Ela encontra-se relacionada com o método de pagamento. 

Uma fatura consiste num documento que deve ser emitido sempre que um bem ou serviço sujeito a IVA é adquirido, mesmo que a fatura não seja solicitada pelo cliente. A fatura requer a posterior emissão de um recibo, como comprovativo de pagamento.

Já uma fatura-recibo consiste num documento emitido em situações de pronto pagamento. Este documento que agrega a fatura e o recibo apenas pode ser emitido quando a data da fatura e do pagamento coincidem. Este é um documento auto-pago. Ele permite comprovar a aquisição e o pagamento. Quando a fatura-recibo é emitida, fica automaticamente liquidada. Por isso, não é necessário proceder à emissão de um recibo.

Ideias chave a reter

Em suma, há algumas informações essenciais que deves ter em consideração:

• A fatura é emitida no início/após/a meio do trabalho, dependendo do acordado com o cliente;
• O recibo só é emitido após o pagamento da fatura;
• A fatura-recibo é emitida quando a compra e o pagamento são efetuados em simultâneo. Trata-se de um documento bastante comum na venda de produtos e bens.