Emitir um recibo verde em 2025: guia para trabalhadores independentes

Se és trabalhador independente e passas recibos verdes, certamente já reparaste que, desde o último trimestre do ano passado, houve algumas mudanças no modo de emitir estes recibos no Portal das Finanças e por isso é natural que te surjam dúvidas.

Caso tenhas começado agora a trabalhar e vás abrir atividade, podes não saber que dados tens de preencher nem em que campos do recibo verde. Por isso mesmo, estamos cá para te ajudar.

O que mudou na forma como se emitem recibos verdes? Está mais simples? Mais difícil? Isso deixamos para tua avaliação depois de leres com atenção o guia que preparámos para ti.

Emitir um recibo verde: o que precisas de saber antes de começar

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Antes de iniciarmos o nosso guia, e até mesmo antes de emitires um recibo verde, é importante que te informes junto das Finanças, de alguns aspetos:

• Qual é o teu regime de IRS e se estás sujeito à retenção na fonte;
• Se estás isento de IVA ou qual o regime de IVA que se aplica ao teu caso.

Nunca é demais relembrar que deves confirmar estas informações no Portal das Finanças ou junto de um contabilista. Mesmo que já sejas 'pro' a emitir recibos verdes, é importante rever estas condições com frequência, pois podem sofrer alterações ao longo do tempo.

Novos recibos verdes: os primeiros passos

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Para saberes como passar um recibo verde com este novo sistema, deves ter em conta que tens de criar duas fichas essenciais no Portal das Finanças.

Criar ficha de cliente

A primeira novidade dos novos recibos verdes prende-se com o facto de, agora, teres de criar uma ficha cliente, ou seja, a entidade a quem vais passar o recibo. Mas como?

• Acede ao Portal das Finanças com os teus dados de acesso;
• Vai a "Faturas e Recibos" > "Emitir" > "Clientes";
• Clica na opção "Adicionar" e preenche os dados pedidos do respetivo cliente: NIF, nome ou razão social e morada;
• Clica em "Guardar".

Não te preocupes porque não terás de repetir sempre este passo, só precisas de fazer isto uma vez por cliente. Nas emissões seguintes, basta selecionar  cliente em questão.

Criar ficha de produtos e serviços

O processo é muito semelhante ao passo anterior, de criar ficha de cliente. 

• Dentro de “Faturas e Recibos” clica em “Emitir”,
• Vai aparecer-te a opção “Produtos, Serviços ou Outros”
• De seguida clica em “Adicionar” e preenche: 
  - Tipo: “Produto”, “Serviço”, “Outros”, “Impostos Especiais”, “Impostos, Taxas e Encargos Parafiscais";
  - Tipo Ref.: se tiveres um código EAN deves selecionar esta opção, caso contrário seleciona “Outro";
  - Referência: uma designação para o serviço prestado;
  - Descrição: deverás descrever o item, por exemplo, o serviço que estás a prestar.

É importante salientar que este passo também é opcional nas emissões seguintes, desde que tenhas criado a ficha previamente.

Como emitir um recibo verde passo a passo

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Depois das duas fichas criadas, terás de seguir novamente um conjunto de passos. Quando entras em “Faturas e Recibos” e, de seguida, em “Emitir”, deves depois selecionar a opção “Fatura ou Fatura-Recibo” e seguir os seguintes passos:

1. Emissão: seleciona a data de transação e o tipo de documento: Fatura-Recibo (mais comum) ou Fatura;
2. Transmitente: neste campo os teus dados surgem automaticamente;
3. Adquirente (Cliente): Caso  tenhas anteriormente criado a ficha de cliente só terás de selecionar o cliente pretendido, caso contrário, terás de preencher os dados à mão;
4. Motivo de Emissão: as opções que te vão aparecer nesta área já não são novidade: “Pagamentos dos bens ou dos serviços”, “Adiantamento” ou “Adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente”.
5. Produtos, Serviços ou Outros: clica em “Adicionar” e escolhe o item da ficha ou preenche manualmente. No campo dos "Valores" indica o valor e enquadramento de IVA.
6. IRS: também não há novidades neste campo, apenas tens de selecionar a base de incidência e a retenção na fonte, ou a isenção, caso estejas isento.
7. Pagamento: podes também, se necessário, indicar o método de pagamento.

Depois de todos estes passos, confirma todos os dados e valores e, se estiver tudo correto, podes clicar em “Emitir” no canto superior direito.

Regimes de IVA e IRS para trabalhadores independentes

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Embora este não seja o tema principal deste artigo, convém sempre relembrar ou, até mesmo, informar sobre os regimes de IRS e IVA para trabalhadores independentes, pois há muitos destes profissionais que ainda não estão totalmente cientes de como funcionam estas obrigações fiscais.

IRS

Antes de mais, importa que saibas que se estás enquadrado no regime simplificado e não tenhas rendimentos de categoria B superiores a 14.500 euros por ano, então estás dispensado de fazer retenção na fonte. Caso não tenhas direito à dispensa de retenção na fonte, aplicam-se as seguintes taxas:

• 23%: antes do Orçamento de Estado 2025 esta taxa era de 25%, descendo agora para 23% aplicável aos rendimentos decorrentes das atividades profissionais previstas na tabela do artigo 151.º do Código do IRS, como professores, médicos ou arquitetos, por exemplo.
• 20%: para atividades de caráter técnico, artístico ou científico e para residentes não habituais em Portugal.
• 16,5%: para rendimentos provenientes de propriedade intelectual, industrial ou de prestação de informação.
• 11,5%: para rendimentos de profissionais não previstos no artigo 151.º do Código do IRS e para atos isolados.

IVA

O regime de Isenção do artigo 9º do Código do IVA prevê que algumas atividades estão isentas da cobrança deste imposto. Além disso, se o teu volume de negócios anual for inferior a 14.500€ também tens direto à isenção. 

Mas há alguns outros aspetos que deves ter em conta para ficares isento:

• Não podes ter contabilidade organizada.
• Não podes praticar operações de importação, exportação ou atividades conexas, assim como efetuar transmissões de bens ou prestações de serviços no anexo E do CIVA.
• Caso estejas enquadrado no Regime Especial dos Pequenos Retalhistas, o teu volume de negócios terá de se situar entre os 10 mil e os 14.500 euros.