A transformação dos escritórios na era do trabalho híbrido

Muitas pessoas estão a regressar ao escritório, incentivadas pela maioria das empresas ao ponto de se tornar obrigatório, em pelo menos um terço dos casos. Isto de acordo com os dados do estudo "Is hybrid really working?" da JLL, que inquiriu mais de 200 gestores imobiliários e 20.000 trabalhadores em todo o mundo para compreender como os locais de trabalho se devem transformar à luz dos novos modelos híbridos.

Trabalho híbrido: o futuro?

O regresso ao escritório é encorajado por 87% das empresas, de acordo com a JLL, ao ponto de se ter tornado obrigatório em 33% dos casos. Em comparação com o ano anterior, já se registou um aumento de 10% na taxa de regresso ao escritório no primeiro semestre de 2023, com 79% dos trabalhadores (vs. 55% em 2022) a dizerem que passam uma média de três dias no escritório. Entre as principais razões pelas quais as empresas incentivam os seus funcionários a trabalhar pessoalmente estão a melhor colaboração (87%), a disseminação da cultura da empresa (61%) e um potencial aumento na produtividade (51%).

Créditos: Davide Galli per Tetris

Atualmente, porém, as necessidades dos trabalhadores relativamente ao seu ambiente de trabalho evoluíram e o escritório físico, tal como tradicionalmente estruturado, nem sempre satisfaz as suas necessidades ou preferências. Para além de procurarem um maior grau de flexibilidade, reduzir o tempo e os custos de deslocação e conciliar os compromissos familiares, os trabalhadores gostariam de ter espaços mais adaptados às suas atividades, de tal forma que 45% dos inquiridos referem um melhor desempenho no trabalho quando trabalham a partir de casa, enquanto 58% consideram que o escritório é menos adequado do que a sua casa para se concentrarem no trabalho, o que realça a importância de um ambiente adaptável e funcional.

Entre as causas mais perturbadoras encontra-se o ruído, referido por 28% das pessoas, enquanto 18% se queixam da falta de espaços adequados à concentração e 22% desejam espaços reservados para reuniões por videoconferência, proporcionando uma melhor conectividade.

Créditos: Davide Galli per Tetris

As novas exigências do trabalho híbrido

"Os trabalhadores são agora mais exigentes quanto aos níveis de conforto que esperam do escritório, e embora o aspeto social seja fundamental, não podemos ignorar o facto de que as pessoas ainda passam a maior parte do seu tempo a trabalhar individualmente," diz Jose Maria Casanova, Diretor Geral da Tétris. "Os fatores físicos, digitais e o ambiente construído devem combinar-se para proporcionar a melhor experiência possível, e desenhar escritórios com uma variedade de espaços adequados a diferentes tipos de trabalho é importante para permitir que as pessoas sejam produtivas ao longo do dia.

De acordo com os peritos da Tétris, uma empresa do Grupo JLL especializada na conceção e construção de espaços de trabalho, a criação de ambientes funcionais, adaptáveis e centrados nos empregados torna-se uma oportunidade significativa para as empresas que pretendem implementar com sucesso estratégias híbridas a longo prazo. Facilitar uma utilização mais fluida do espaço através de escolhas de design que favoreçam a criação de espaços dinâmicos com mobiliário e divisórias modulares pode ajudar a gerir a procura flutuante de postos de trabalho individuais e partilhados. Além disso, a gestão do som e a capacidade de concentração são duas das principais questões que afectam o tempo que os empregados passam no escritório, e a conceção pode ajudar a criar um melhor conforto acústico através de elementos como a adição de divisórias que absorvem o som, áreas tranquilas e cabinas telefónicas para reuniões privadas.

Créditos: Davide Galli per Tetris

As empresas devem conceber os escritórios de modo a que não sejam apenas centros de convívio, mas também espaços que possam suportar uma série de necessidades diferentes que caracterizam o dia de trabalho e investir na compreensão das preferências e expectativas de uma força de trabalho diversificada, com benefícios em termos de produtividade, motivação do pessoal e inovação. Isto implica repensar os espaços de trabalho para satisfazer as necessidades coletivas e individuais, combinando tecnologia e design para melhorar o equilíbrio entre a colaboração e os espaços dedicados à privacidade e à concentração.

Escritórios depois da covid

Muitas empresas estão a investir na melhoria do nível tecnológico e do conforto dos seus escritórios, para além de organizarem eventos especiais para reunir os seus funcionários. Um grande desafio será criar a combinação certa de espaços para satisfazer todos os tipos de necessidades, desde as relacionadas com a colaboração até à necessidade de encorajar também o trabalho individual. Hoje em dia, por exemplo, a maioria das pessoas passa a maior parte do tempo (52%) num posto de trabalho individual, um modo que é por vezes difícil de conciliar com a tendência crescente de secretárias não atribuídas, tendo 69% das organizações passado para uma mistura de postos de trabalho partilhados e atribuídos. As empresas devem ajudar os seus empregados a tirar o melhor partido do seu ambiente de trabalho e devem basear-se mais na análise de dados para garantir uma utilização eficiente do espaço e uma ocupação ótima.

O mercado dos espaços de trabalho

Num cenário económico complexo, os gestores imobiliários têm de equilibrar um vasto leque de prioridades: reduzir os custos operacionais sem comprometer a experiência dos seus empregados, em conformidade com os novos modelos de trabalho, é a principal preocupação de 86% das empresas. Além disso, 47% das empresas planeiam otimizar a sua carteira de imóveis nos próximos três a cinco anos. No entanto, apenas 36% das empresas analisam os hábitos de trabalho dos seus empregados e poucas utilizam tecnologias avançadas, como sensores de ocupação de espaços, software de reserva de quartos e logins IP. Estas tecnologias podem captar dados importantes sobre a forma como as pessoas utilizam o escritório, facilitando assim a otimização da sua utilização, melhorando a experiência dos empregados e tornando o consumo e os custos mais eficientes.