Despesas de condomínios: como fazer bem a gestão?

Os condomínios têm despesas diárias relacionadas com as partes comuns, como a eletricidade, água, limpeza, manutenção dos elevadores, entre outras. E quanto maior e mais serviços e equipamentos tiver o condomínio, maior será o volume dessas despesas, explica Vítor Amaral, presidente da Associação Portuguesa de Empresas de Gestão e Administração de Condomínios (APEGAC), neste artigo preparado para o idealista/news, salientando que o conjunto destas despesas podem designar-se por correntes. Mas há outras, as extraordinárias, como é o caso das que estão relacionadas com obras de conservação.

De recordar que o presente e o futuro da gestão de condomínios serão discutidos em Lisboa nos dias 11 de 12 de novembro, durante o VI Congresso APEGAC, que decorre em simultâneo com a II edição da Feira do Condomínio. O evento vai decorrer na Fundação Oriente.

Algumas funções do administrador do condomínio  

Uma das funções do administrador do condomínio é “elaborar o orçamento das receitas e despesas relativas a cada ano”, conforme dispõe a alínea b) do nº 1 do artigo 1436º do Código Civil. Ne sentido, refere Vítor Amaral, o administrador deverá relacionar as despesas correntes e apresentar à assembleia de condóminos um orçamento que seja elaborado com base no histórico do edifício e do que possa prever como necessidade para a gestão corrente do ano seguinte. 

“O orçamento deve estar distribuído por rubricas, tendo cada uma o valor previsto gastar durante o ano. Com base nessa relação de despesas, o administrador apresentará a forma de distribuir as receitas, ou seja, o que cabe pagar a cada condómino, não tendo o condomínio outra fonte de receita. Se tiver outras receitas, deve ser considerado o que foi aprovado em relação às mesmas (aluguer de partes comuns, etc.); em princípio, esse valor é repartido proporcionalmente pelos condóminos, mas pode servir para compensar o orçamento de despesas correntes, assim como pode ser depositado na conta do fundo comum de reserva”, explica. 

Depois de apresentado o orçamento na assembleia, os condóminos terão de analisá-lo e, caso se justifique, retificá-lo, ajustando os valores de acordo com aquilo que entendam ser mais correto ou o seu interesse. “Por exemplo, se o administrador apresentar uma previsão de despesa com a manutenção simples do elevador com base nas despesas dos anos anteriores e os condóminos pretendam alterar o contrato para manutenção completa, de forma a garantir que não haja qualquer imprevisto com reparações, essa rubrica terá, obrigatoriamente, de ser alterada, porque a diferença do custo poderá rondar os 100%”, exemplifica o presidente da APEGAC.

De referir que o orçamento é uma previsão, podendo algumas das rúbricas apresentar, no final do ano, mais ou menos despesas do que estava previsto. “No entanto, aquelas que respeitarem a serviços que são contratados, como a manutenção de elevadores, os honorários da administração, serviço de limpeza, serviço de jardinagem e outros, não deverão apresentar qualquer desvio, pelo que o administrador, ao elaborar o orçamento, deve procurar saber junto dos fornecedores se está prevista alguma atualização dos valores nos contratos de prestação desses serviços”, alerta o especialista. 

Foto de Gil Ribeiro na Unsplash

E se as despesas ultrapassarem o orçamento?

Não é raro acontecer, muito antes do ano terminar, verificar-se que o conjunto global das despesas ultrapassou ou está quase a ultrapassar o valor total do orçamento, o que pode acontecer por deficiência orçamental, por surgirem gastos imprevistos ou porque os condóminos procuram reduzir ao máximo o orçamento, apenas tendo em vista a consequente redução ou o não agravamento do valor que lhes cabe pagar. O que fazer nestes casos?

“O administrador (…) deve convocar de imediato a assembleia de condóminos para uma reunião extraordinária (…) e apresentar uma proposta de retificação do orçamento, mesmo que o condomínio tenha disponibilidade financeira. Só a assembleia de condóminos pode decidir cobrir as despesas que excedem o orçamento com o dinheiro que o condomínio tenha em caixa ou bancos ou aprovar a retificação do orçamento e consequentemente a alteração das quotizações dos condóminos”, salienta Vítor Amaral.

Também é normal acontecer que, mesmo sem haver desvio orçamental, o administrador não tenha forma de pagar as despesas, pelo facto de as receitas serem abaixo do previsto, por dificuldades de cobrança. Neste caso, o administrador não tem, nem deve, convocar a assembleia, porque uma das suas funções é “exigir dos condóminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas, incluindo os juros legais devidos e as sanções pecuniárias fixadas pelo regulamento do condomínio ou por deliberação da assembleia” – alínea f) do nº 1 do citado artigo 1436º do CC. “Como tal, tem, em primeiro lugar, de esgotar todas as diligências necessárias para receber dos condóminos relapsos”, informa o líder da associação. 

Vítor Amaral, presidente da direção da Associação Portuguesa das Empresas de Gestão e Administração de Condomínios APEGAC

E se houver incumprimento por parte de condóminos? 

O incumprimento de pagamento por parte dos condóminos gera uma enorme dificuldade de gestão. Porquê? É que apesar do administrador ter a obrigação de exigir que cumpram os respetivos pagamentos, só o pode fazer com o recurso à via judicial e isso implica gastos que, muitas vezes, não estão previstos no orçamento. E mais: “Implica o tempo necessário para o decurso do processo, que continua a ser longo, apesar de ter havido uma grande evolução quanto a esta matéria, com a exequibilidade da ata da assembleia (que aprova o orçamento e não da que aprova as contas e débitos dos condóminos) e com a dispensa, na maior parte dos casos, de despacho prévio do juiz, o que leva à quase imediata penhora de bens”. 

Vítor Amaral adianta, posto isto, que o administrador, se conhecer pelo histórico do condomínio, que há dificuldades de cobrança, deve incluir na proposta de orçamento uma rúbrica para despesas de contencioso.

“Não prevendo o regulamento a aplicação de sanções pecuniárias para o incumprimento dos condóminos quanto ao pagamento das suas prestações ao condomínio, o administrador deve propor à assembleia a sua aplicação, de forma a dissuadir o incumprimento e, por outro lado, para que o valor das sanções permita custear, pelo menos em parte, as despesas com a cobrança contenciosa, não tendo estas que se repercutir no bolso daqueles que cumprem”, sustenta. 

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Condóminos incumpridores podem a votar nas assembleias?

Em Portugal, não é permitido impedir que os condóminos devedores, mesmo por regulamento do condomínio, participem ou votem nas assembleias.

De acordo com o líder da APEGAC, uma alteração introduzida no regime nacional em 2022 permitiu reduzir o valor das dívidas dos condóminos, nos casos de transmissão da propriedade, com a obrigação de apresentação no ato da escritura (ou documento particular de venda) da declaração a emitir pelo administrador, da qual devem constar os encargos da fração e, havendo, as dívidas ao condomínio. 

“O comprador pode dispensar a apresentação desta declaração e, nesse caso, obriga-se a pagar as dívidas da fração ao condomínio, mas, caso não dispense a sua apresentação, o que acontece na maior parte dos casos, as dívidas continuam a ser da responsabilidade de quem aliena a fração. A vantagem desta declaração para os condomínios é o facto do vendedor, em muitos casos, não pretender que se torne do conhecimento do comprador, que tem valores em dívida ao condomínio e, antes de requerer ao administrador a sua emissão, procede ao pagamento. Outra vantagem é a de possibilitar que o comprador conheça previamente o que vai encontrar quanto aos encargos já assumidos pelo condomínio”, explica o responsável. 

Quando não for dispensada a declaração e o condómino vendedor não pagar, a dívida poderá tornar-se incobrável, especialmente quando quem vende entre numa situação de insolvência ou não tenha património que garanta o pagamento, acrescenta Vítor Amaral, lembrando que “há limites para a penhora de bens, como é caso do salário, que só pode ser penhorado quando seja acima do salário mínimo nacional e até esse limite”.